ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ ЗАКУПОК ООО «УК «ХОЛМСЕРВИС»
1. Общие положения
Настоящая Политика в области закупок (далее – Политика) устанавливает цели, принципы и основные нормы организации и осуществления закупочной деятельности. В целях настоящей Политики и принятых для ее развития документов под закупками или закупочной деятельностью понимается любая деятельность, осуществляемая работниками предприятия в рамках их полномочий, в целях заключения гражданско-правовых договоров, в рамках которых осуществляется деятельность по приобретению товаров, работ, услуг.
2. Сфера применения Политики
Настоящая Политика распространяется на деятельность ООО "УК "Холмсервис" в части планирования и осуществления закупочной деятельности, процедуры поиска и отбора потенциальных контрагентов, согласования с ними условий договоров в рамках проведения закупочной процедуры или в процессе преддоговорных переговоров, заключения договоров и контроля за их исполнением. Настоящая Политика распространяется на закупки для обеспечения административно-хозяйственной деятельности, проведению работ по капитальному и текущему ремонтам, содержанию общего имущества многоквартирных домов (далее – МКД) и иных видов деятельности предприятия.
3. Цель и задачи закупочной деятельности
Целью закупочной деятельности ООО "УК "Холмсервис" является своевременное и полное обеспечение организации товарами, работами, услугами по оптимально возможным рыночным ценам с требуемыми показателями качества и достижение дополнительного экономического эффекта при проведении закупок за счет получения от поставщиков (подрядчиков, исполнителей) ценовых преференций и снижения расходов на транспорт и хранение. Задачами в области управления закупочной деятельностью являются:
- обеспечение целевого и экономически эффективного расходования средств организации на приобретение товаров, работ, услуг;
- формирование вокруг нашей организации квалифицированных поставщиков, подрядчиков, исполнителей, способных удовлетворять потребности нашего предприятия наилучшим образом;
- предотвращение ошибочных или недобросовестных действий в сфере закупок;
- создание положительной репутации нашего предприятия как покупателя товаров, работ, услуг, иных объектов гражданских прав.
4. Основные принципы закупок
Основными принципами осуществления закупок являются:
- планирование закупочной деятельности во всех случаях, когда это возможно и целесообразно, и оперативное принятие решений об изменении планов или о проведении внеплановых закупок, когда это необходимо;
- конкурентный выбор поставщиков, подрядчиков, исполнителей там, где это возможно и целесообразно, повышенный контроль за принятием решений в ситуациях, когда конкурентный выбор невозможен или нецелесообразен;
- учет особенностей закупаемых товаров, работ, услуг и условий, в которых проводится закупка;
- учет всей совокупности ценовых и неценовых факторов, определяющих экономическую эффективность при принятии решений о выборе технико-коммерческих предложений, поставщиков, подрядчиков и исполнителей;
- осуществление закупок материально-технических ресурсов (далее– МТР) по ценам, не превышающим рыночные;
- анализ альтернативных вариантов закупок, в том числе за счет возможных вариантов применяемых технических решений с целью снижения стоимости закупок;
- максимальный охват рынка товаров, работ и услуг при определении потенциальных источников поставок;
- обеспечение эффективного контроля организации и осуществления закупочной деятельности;
- обеспечение открытости закупочной деятельности в степени, достаточной для потенциальных контрагентов, государства, общественности;
- единообразие закупочных процедур и организационных механизмов их осуществления;
- централизация наиболее крупных и ответственных закупок МТР, работ и услуг;
- разграничение полномочий методологии, контроля, проведения закупочных процедур с целью минимизации риска конфликта интересов;
- профессионализм и компетентность работников в подготовке и принятии решений по закупкам;
- применение современных информационно-телекоммуникационных технологий, средств электронной коммерции и электронного документооборота, автоматизация типовых операций в закупках;
5. Нормативные основы закупочной деятельности
Закупочная деятельность ООО "УК "Холмсервис" должна осуществляться в соответствии с законодательством Российской Федерации, Положениями о закупках, настоящей Политикой и принятыми для ее развития локальными нормативными актами, регулирующими вопросы организации и проведения закупок. В локальных нормативных документах в области закупочной деятельности отражаются порядок планирования, подготовки и проведения закупочных процедур, контроля их проведения и результатов. Порядок заключения, изменения, расторжения договоров и контроля их исполнения устанавливается регламентами договорной работы с учетом локальных нормативных актов в области закупок.
6. Общие требования к поставщикам, подрядчикам, исполнителям
ООО "УК "Холмсервис" ориентируется на работу с правоспособными и квалифицированными поставщиками, подрядчиками, исполнителями, обладающими финансовой состоятельностью и имеющими положительную деловую репутацию. В документах ООО "УК "Холмсервис", определяющих закупочные процедуры, могут устанавливаться требования к опыту работы, наличию ресурсных (материально-технических, финансовых, кадровых и иных) возможностей, должной организационной структуре или системе взаимодействия с контрагентами (поставщиками, субподрядчиками, соисполнителями). Указанные требования должны быть обоснованными, не создавать преимущественных условий участия в закупочных процедурах для отдельного участника (отдельных участников), не приводить к ограничению или устранению конкуренции среди потенциальных поставщиков, подрядчиков, исполнителей. При закупке должны отсутствовать ограничения допуска к участию в закупке путем установления неизмеримых требований к участникам закупки. В случаях установления преференций к отдельным группам поставщиков, подрядчиков, исполнителей, сведения об этом должны быть официально оглашены. Наша компания ориентируется на приобретение качественных товаров, работ, услуг и иных благ, отвечающих требованиям назначения, имеющих необходимые потребительские свойства и технические характеристики, характеристики экологической и промышленной безопасности. Приобретаемые МТР, товары и оборудование должны, за исключением специально оговоренных случаев, быть новыми, не бывшими ранее в употреблении, должны быть произведены известным и надежным производителем с положительной деловой репутацией. Подрядные работы должны выполняться квалифицированным персоналом с использованием современных технологий производства работ и управления проектами, с использованием современных и качественных материалов. Услуги должны оказываться квалифицированным персоналом с использованием современных методов, подходов, концепций, технологий.
7. Применяемые способы закупок
Для проведения закупок нашим предприятием применяются следующие способы закупок: запрос предложений — конкурентный способ закупки, при котором организатор заранее информирует поставщиков о потребности в продукции, приглашает подавать предложения и после одного или нескольких этапов может заключить договор с квалифицированным участником, предложение которого наиболее соответствует объявленным требованиям. Запрос предложений может быть открытым или закрытым, проходить в один или несколько этапов; запрос цен — конкурентный способ закупки, при котором организатор заранее информирует поставщиков о потребности в продукции, устанавливает все требования к ней, а также договорные условия, кроме цены, приглашает подавать предложения и может заключить договор с квалифицированным участником, предложение которого имеет минимальную цену. Запрос цен проходит в один этап без проведения переговоров и может быть открытым или закрытым; конкурентные переговоры — конкурентный способ закупки, при котором организатор после переговоров с достаточным для обеспечения эффективной конкуренции числом участников заключает договор с одним из них (или несколькими, если это оказалось необходимо). Конкурентные переговоры могут быть открытыми или закрытыми, проходить в один или несколько этапов; отбор подрядной организации на конкурсной основе для проведения капитального ремонта общего имущества МКД. Условия применения процедур закупок и порядок их проведения и оформления определяются локальными нормативными актами предприятия в области закупочной деятельности.
8. Контроль и оценка эффективности процессов закупочной деятельности
Компания ООО "УК "Холмсервис" осуществляет мониторинг эффективности процессов закупочной деятельности путем установления сбалансированной системы ключевых показателей эффективности, которые позволяют:
- определять измерять, анализировать уровень достижения стратегических и тактических целей функции Закупки;
- определять измерять, анализировать эффективность функционирования процессов закупки;
- наполнять процесс принятия управленческих решений адекватной, необходимой и достаточной информацией;
- мотивировать персонал на достижение целевых значений.
9. Управление рисками
Компания ООО «УК «ХОЛМСЕРВИС» осуществляет управление рисками закупочной деятельности:
- осуществляет оценку и ранжирование рисков закупочной деятельности, включая риски закупочной деятельности в области корпоративной социальной ответственности, идентифицируя виды потерь и вероятность их наступления;
- определяет уровень значимости риска для планирования последующих действий в соответствии с выбранным методом управления рисками;
- проводит оценку и управление рисками, связанными с поставкой критически важной продукции по всей цепочке поставок;
- проводит мониторинг рынка и поставщиков на предмет финансовой стабильности, производственных возможностей, поиск альтернативных источников поставок и товаров заменителей;
- определяет тип и объем требований к поставщикам с оценкой рисков на основе определённых критериев.
10. Целевое и эффективное использование средств
Компания ООО «УК «ХОЛМСЕРВИС» осуществляет выбор технико-коммерческих предложений поставщиков по всей совокупности ценовых и неценовых критериев, определяющих экономическую эффективность на основе совокупной стоимости владения, в соответствии с категорийной стратегий. Компания ООО «УК «ХОЛМСЕРВИС» стремится сократить транзакционные издержки при закупках МТР, которые характеризуются стабильной регулярностью потребления, невысокой стоимостью и массовым производством для рынка. За счет оптимальной организации производственных процессов и процессов закупки Компания ООО «УК «ХОЛМСЕРВИС» стремится к минимизации запасов при абсолютном приоритете непрерывности и безопасности технологических процессов и ремонтной безопасности.
11. Нормативные ссылки и связанные документы
ISO 14001:2004 Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по использованию. ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования. ISO 50001:2012 Системы энергетического менеджмента. Требования и руководство по применению. ISO/ TS 221636 Техническая спецификация. OHSAS 18001:2007 Системы менеджмента профессионального здоровья и безопасности. Требования.